„KI-resistente“ Workflows für Lektorat, Kommunikation, Zusammenarbeit etc.

Beim Hochladen auf Vertriebsplattformen, seien es Selfpublishing-Anbieter wie Tredition oder KDP oder auch ein Distributor für Verlage wie Bookwire, unterschreibt man als Indie-Autor:in ebenso wie als Verlag, dass man die Verwendung von KI ausweist und versichtert, dass das Werk nicht durch einen KI-Chatbot generiert wurde. Ein guter Grund, sich einmal damit auseinander zu setzen, wo im eigenen Workflow eigentlich überall KI steckt und wo wir vielleicht in Fettnäpfchen treten, ohne es zu wissen.

Ein großes Fettnäpfchen sind E-Mails. Neulich ist es hier wieder mal passiert: Eine Lektorin schickte meinen Anthologie-Beitrag per Mail. Wenn uns unser Urheberrecht lieb ist und wir nicht alles KI-Konzernen für ihr jeweiliges Datenkonvolut überlassen wollen, sollten wir fortan auf E-Mails verzichten.

Lest gerne auch den Blogpost KI für Autor:innen, da steht einiges mehr dazu, wie KI-Modelle arbeiten und was die Fallstricke für uns Kreative sind.

KI-Verordnung der EU

Die EU hat bereits 2023 eine KI-Verordnung erlassen, die mittlerweile in Kraft ist und Unternehmen dazu zwingt, sich mit dem eigenen KI-Gebrauch auseinander zu setzen. Abgesehen davon reguliert sie nach einem Risiko-basierten Modell, welche KI wozu eingesetzt werden darf und was in der EU grundsätzlich verboten ist – Social Scoring wie in China beispielsweise ist ein untragbares Risiko und daher in der EU untersagt.

Als Indie-Autor:innen und Klein-Verlage sind wir Unternehmer:innen und sollten darüber nachdenken, wie wie KI einsetzen. Was die KI-VO von Unternehmen fordert, sind Transparenzpflichten. Wenn wir KI verwenden, müssen wir es ausweisen, insbesondere dann, wenn Menschen getäuscht werden könnten. Sprich, wenn wir unser gesamtes Buch KI-generieren lassen, ist das ausweispflichtig, damit kein:e Leser:in denkt, es hätte ein Mensch geschrieben. Wenn wir fotorealistisches Mildmaterial generieren um Kapitel oder Cover zu illustrieren, müssen wir es ausweisen, damit niemand denkt, es wäre ein tatsächliches Foto einer realen Szene.

Und wenn wir Teile des Textes generieren, uns durch KI z.B. bei Übersetzungen helfen oder nicht-fotorealistisches Bildmaterial generieren lassen, ist es mindestens fair, auch dies gegenüber der Leserschaft zu deklarieren.

Gibt es schon Rechtsprechung für Indie-Autor:innen, was wir wirklich müssen und was nicht? Nein. Aber es hat sich im englischsprachigen Bereich eine gewissen KI-Ethik durchgesetzt, nach der Autor:innen ausweisen, wofür sie KI verwendet haben.

Apropos KI-Ethik …

Es ist zum einen unethisch, in KI-Modelle die Namen von Künstler:innen, Autor:innen, Forograf:innen etc. einzugeben, um deren Stil in einem Prompt zu beschreiben oder diesen gar imitieren zu lassen; selbst, wenn die Künstler:innen bereits verstorben sind. Stattdessen umschreibt man, wenn überhaupt, den gewünschten Stil.

Beispiel:
„Schreibe eine Szene in der XY passiert im Stil von Stephen King“
-> „Schreibe eine Szene in der XY passiert im Stil eines Bestseller-Horror-Autors, es soll blutig/brutal/ … sein und zeitgleich zum Weiterlesen anregen“

Zum anderen ist es mittlerweile auch schon bei vielen der LLM-Betreiber angekommen, dass Urheberrecht ein Ding ist, auch wenn es Konzerne im Kaliber von Disney oder Marvel mit ihren riesigen Legal-Abteilungen brauchte, um ihnen das klarzumachen. Viele Modelle können keine Texte/Bilder/Musik im Stil von XY mehr generieren.

KI in den Workflows

Um es ganz deutlich zu sagen: Die Konzerne tricksen uns aus und nutzen alles, was sie irgendwie an Daten von uns bekommen können. Das beinhaltet auch unsere Manuskripte. Die KI-Konzerne nutzen unser geistiges Eigentum, um ihre KI-Modelle zu trainieren, meist ohne dass wir es wissen und ohne dass wir dafür entlohnt werden. Das European Writers‘ Council fordert auf EU-Ebene hier entsprechende Rechte für uns Urheber:innen ein. Allerdings hat die Sache einen ziemlichen Pferdefuß: Wir selbst geben durch die Nutzung der (oft auch anderen) Systeme der Konzerne unsere Inhalte bereits an diese weiter. Und laut deren AGB gleich inklusive der Lizenz, dass sie sie für deren KI-Training und weitere kommerzielle Zwecke nutzen dürfen.

Die großen KI-Konzerne, das sind neben OpenAI (ChatGPT) und Anthropic (Claude) insbesondere Google (Mutterkonzern Alphabet; der Konzern hinter Gemini mit Google Werbenetzwerk und Lösungen wie AdWords, AdMob etc.), Microsoft (der Konzern hinter Copilot mit Datenmarktplatz Xandr) und Facebook (Mutterkonzern Meta mit eigenem Werbemarktplatz der Meta-Plattformen).

Von Facebook wissen wir, dass sie ihre KI mit den auf Piraterieplattformen wie LibGen und Anna’s Archive hochgeladenen Büchern trainiert haben. Da handelt es sich um fertige und veröffentlichte Bücher. Allerdings nutzen wir alle Systeme der Konzerne schon früher im Schreibprozess – Google Suche, Google Docs, Google Gemini, Microsoft Copilot, Google Drive, ChatGPT, Perplexity etc. – und geben so ggf. unser urheberrechtlich geschütztes Material an die Konzerne, noch ehe jemand (sei’s ein Verlag oder die Indie-Autor:innen selbst) auf den großen Publish-Knopf drückt. Sprich:

Die Inhalte sind KI-Futter und in den Systemem der KI-Konzerne, noch ehe sie den Lesenden in die Regale oder Lesegeräte gebracht werden. Da kann sich das European Writers‘ Council auf EU-Ebene die Seele aus dem Leib debattieren für Autor:innen-Rechte und gerechte Vergütung, wenn wir aus Unachtsamkeit, Gewohnheit oder gar Wurschtigkeit schon vorher alle unsere Werke gratis an die KI-Unternehmen lizenzieren – wie es zum Beispiel mit allen Inhalten und Dateien passiert, die per Gmail versendet oder empfangen werden. Und möglicherweise auch allem, was durch Microsoft-Programme wie MS365 oder Outlook läuft, in denen der Copilot aktiviert ist – die Nutzung als Trainingsmaterial lässt sich bei Microsoft nur in den teuersten Business-Lizenzen ausschalten, die sich höchstens Großkonzerne leisten wollen. (Looking at you, Verlage!)

Beispiel: Google

Bei Microsoft und Google kommen vielleicht die meisten Inhalte an, da sie ein breites Repertoire an Services haben, das jeweils viel genutzt wird. Ein Blick in die Google AGB zeigt, welche Lizenz wir Google und deren Mutterkonzern Alphabet an den Daten geben, die wir mit deren Services verarbeiten, also potentiell alles, was durch Gmail, Google Suche, Google Docs, Google Maps, Google Kalender, Google Drive, Google Chrome Browser, Android Betriebssystem, ChromeBooks etc. läuft.

Man muss leider auf die Links z.B. hinter „Ihre Inhalte“ klicken, denn die Informationen sind trickreich in der Seitenleiste verborgen: 

„Ihre Inhalte:
Inhalte, die Sie über unsere Dienste erstellen, hochladen, übertragen, speichern, senden, empfangen oder teilen, zum Beispiel

• Dokumente, Tabellen und Folien, die sie erstellen
• Blogbeiträge, die Sie über Blogger hochladen
• Bewertungen, die Sie über Google Maps abgeben
• Videos, die Sie in Drive speichern
• E-Mails, die Sie über Gmail senden und empfangen
• Fotos, die Sie mit Freunden über Google Fotos teilen
• Reisepläne, die Sie mit Google teilen“

Natürlich nehmen sie Beispiele, wofür sie die Daten verwenden, die beim Drüberlesen erstmal irgendwie plausibel klingen. Beim „Zweck“ der Lizenz, die wir Google an den inhalten geben, steht es dann aber recht deutlich (wenn auch wieder durch harmlos wirkende Beispiele abgemildert):

„Zweck
Diese Lizenz ist beschränkt auf den ausschließlichen Zweck:
dem Betrieb und Verbesserung der Dienste, was bedeutet, dass wir neue Funktionen entwickeln und dafür sorgen werden, dass die Dienste wie geplant funktionieren. Dazu gehört auch der Einsatz automatisierter Systeme und Algorithmen zur Analyse Ihrer Inhalte:

• um Spam, Schadsoftware (Malware) oder illegale Inhalte zu erkennen
• um Muster in Daten zu erkennen, beispielsweise um ein neues Album in Google Fotos vorzuschlagen und zusammengehörende Fotos gemeinsam zu gruppieren
• um unsere Dienste für Sie anzupassen, etwa über Empfehlungen und personalisierte Suchergebnisse, Inhalte und Werbeanzeigen (diese können Sie in den Einstellungen für Werbung ändern oder deaktivieren)

Diese Analyse findet beim Senden, Empfangen und Speichern der Inhalte statt.„

Lustigerweise verbietet Google in ihren eigenen AGB, dass man KI-generierte Inhalte aus Google Diensten selbst für maschinelles Lernen verwendet: 

„Sie dürfen unsere Dienste oder Systeme nicht missbrauchen, schädigen, beeinträchtigen oder stören etwa durch:

• …
• Verwendung automatisierter Mittel, um auf Inhalte unserer Dienste zuzugreifen, wobei diese Mittel gegen die maschinenlesbaren Vorgaben auf unseren Webseiten verstoßen (z. B. robots.txt-Dateien, mit denen Crawling, Training oder andere Aktivitäten verhindert werden)
• Nutzung von KI-generierten Inhalten aus unseren Diensten zur Entwicklung von Modellen für maschinelles Lernen oder verwandter KI-Technologie“

TL;DR: Was nutzen wir?

Ich habe hier Infos zum Setup der Gemeinschaftsprojekte, die bis Ende 2025 unter dem Schirm der edition sil|ben|reich entstanden sind, zusammengetragen, denn ich glaube, wir haben ganz pragmatische, kostengünstige und zukunftsträchtige, KI-resistente Workflows gemeinsam mit den Autor:innen gefunden.

NextCloud – als zentrale Dateiablage, als „Umschlagplatz“ für Lektorat, Korrektorat, Satzfahnen
Signal – als Kommunikationskanal im Team und mit den Autor:innen
LibreOffice – für die Textbearbeitung lokal auf dem Rechner für Schreiben, Lektorat, Korrektorat
BigBlueButton oder Signal – für Videokonferenzen/Telefonate; Signal hat einen kleineren Funktionsumfang was Videokonferenzen angeht, lässt keine Bildschirmfreigaben zu etc., ist aber für Abstimmungsgespräche per Audio oder Video super.

Abwicklung von Kommunikation mit den Autor:innen und Herausgeber:innen

Signal-Gruppen und Einzel-Chats. Alternative: Threema. Punkt.

Es läuft – bis auf ggf. eine initiale Einladung – absolut nichts mehr über E-Mail, sondern stattdessen über den sicheren Messenger Signal. (Nein, die Accounts der deutschen Bundestagsabgeordneten sind nicht gehackt worden und die Sicherheit und Integrität von Signal wurden auch nicht unterwandert. Es sind mehrere Abgeordnete auf perfide und böswillige Phishing-Kampagnen reingefallen, haben ihr Account-Rücksetzungs-Passwort an Kriminelle geschickt und diese haben durch deren Nutzung Einblick in Chatgruppen und teils hochsensible Informationen bekommen. Da kann aber Signal nichts für.)

Signal eignet sich auch für Kleingruppen, denn Signal ermöglicht auch das Versenden von Dateien sowie Videokonferenzen; wenn man mit dem Co-Autor z.B. Informationen oder den aktuellen Manuskript-Stand austauschen möchte.

Eine Kommunikation abseits der Systeme der KI-Konzerne wie Google, Microsoft und Co. schützt unser Urheberrecht und unsere Autor:innen-Rechte insbesondere davor, dass die KI-Konzerne unsere Werke an einer früheren Stelle vor dem fertigen Buch für ihr Training abgreifen. Insbesondere die Lektorats-Schleifen sind hier ein kritischer Zeitraum im Arbeitsablauf. Dabei ist die Kommunikation über Signal genauso komfortabel, insbesondere, wenn man Signal auch auf dem Computer installiert und bequem über die Tastatur tippen und auch Dateien wie z.B. Coverentwürfe per Drag ’n Drop verschicken kann. Threema oder Matrix wären auch Optionen, wobei Threema einmalig € 6,- kostet und der Desktop-Client leider immer wieder mal zickt und Matrix durch die Föderation noch andere Probleme mit sich bringt, wenn man nicht weiß, durch wessen Server die Kommunikation läuft.

Die Autor:innen haben wir bei den Projekten in einem initialen Online-Meeting darüber aufgeklärt, wie die Workflows sind und vor allem auch, was das Versenden von Manuskripten per E-Mail bedeutet (Stichwörter: KI-Trainingsdaten, Urheberrecht vs. „gratis“ Mailkonto). Wir haben darauf hingewiesen, auch die Datensicherung z.B. ihres Arbeitsstandes entsprechend anders aufzusetzen, statt sich das aktuelle Manuskript per Mail zu schicken. So kann man die Datei beispielsweise auf zwei USB-Sticks kopieren (im Optimalfall passwortgesichert). Zwei, falls einem Stick etwas passiert.

Ein Informationsblatt für Autor:innen wurde allen zu Beginn des Projekts ausgehändigt und liegt in einer NextCloud jederzeit bereit, sodass alle jederzeit nochmal nachlesen können.

Unbeabsichtigtes KI-Trainingsmaterial unterbinden

Beim Schreiben

Wichtig ist schon beim Schreiben, falls man mit Microsoft-Produkten (MSWord, Office365/Microsoft365) arbeitet, dass der Copilot ausgeschaltet ist! Ihr habt den Microsoft AGB zugestimmt, in denen steht, dass alles, was in Programmen mit aktivem Copilot geöffnet wirt, in ihr KI-Trainingsdaten eingehen kann. Privatlizenzen, Schullizenzen und auch kleine Businesslizenzen lassen nicht zu, dass das KI-Training ausgenommen wird.

Das Schreiben in Google Docs entfällt grundsätzlich. Warum? Siehe oben.

Wenn man mit einer oder mehreren anderen Personen an einem Text arbeitet, gibt es die Möglichkeit, das via NextCloud zu tun. Da kann man entweder out-of-the-box gemeinsam an Markdown-Textdateien arbeiten, oder per Collabora-Plugin die Funktion der NextCloud derart erweitern, dass auch .docx-Dateien direkt im Browser geöffnet werden können. Wer mag kann auch Pads wie Etherpad oder Cryptpad verwenden.

Wenn man im Browser arbeitet, sollte man den Google Chrome-Browser vermeiden, da was man darin tut, auch wieder in die Google-KI laufen kann.

Wer sich bei der Recherche helfen lassen und dazu eine KI-gestützte Suche verwenden möchte, nutze bitte Perplexity aber keinesfalls ChatGPT. ChatGPT ist keine Suchmaschine! Perplexity ist als Suchmaschine gebaut und man bekommt deutlich mehr echte Ergebnisse heraus. Allerdings ist die Autorin auch hier in der redaktionellen Pflicht, die Inhalte auf ihren Wahrheitsgehalt zu überprüfen.

Ebenso ist es keine gute Idee, das Manuskript in ChatGPT zu laden, um sich textliche Verbesserungsvorschläge machen zu lassen. Erstens, weil man aus LLMs grundsätzlich maximal mittelmäßige Texte herausbekommt (siehe Blogpost KI für Autor:innen) und zweitens weil man so sein eigenes urheberrechtlich geschütztes Material an OpenAI lizenziert.

Lektorat, Korrektorat, Satzfahnen etc.

Für Lektorat, Korrektorat etc. haben wir extra eine NextCloud-Instanz aufgesetzt, um alles, was Dateitransfer angeht, ausschließlich darüber abzuwickeln.

In einem für alle freigegebenen NextCloud-Ordner „Infos für Autor:innen“ liegen neben der Normseitenvorlage auf Deutsch und Englisch auch Anleitungen für den Austausch der Manuskriptdateien, eine Erklärung des Workflows sowie auch noch einmal eine Erklärung, warum wir das so machen (KI-Training von allem, was per Mail über Anbieter wie Gmail etc. läuft).

Alle Herausgeberinnen, Lektorinnen und Korrektorinnen haben Accounts auf dieser NextCloud-Instanz bekommen, um selbständig Datei- und Ordnerfreigaben anlegen und so Dateien mit den Autor:innen austauschen zu können.

Eine Lektoratsrunde verläuft also wie folgt:

Die Autorin lädt die Version des Textes für das Lektorat in den Ordner der Lektorin hoch (Dateiname zB: Titel_NameDerAutorin_Version1_20260429.docx). Die Lektorin lädt sich die Datei herunter und geht den Text wie gewohnt auf ihrem Arbeitsgerät mit eingeschalteter Änderungsverfolgung (ohne Copilot!) durch.

Wichtig: Wenn der Duden Korrektor verwendet wird ist es wichtig, dass dieser rein lokal läuft und der Duden-Korrekturserver auch lokal installiert wird, um zu verhindern, dass Manuskriptdaten über das Netz versendet werden.

Dann lädt die Lektorin die neue Version der Datei wieder hoch (Dateiname z.B. Titel_NameDerAutorin_Version2_Lektorinnenkürzel_20260430.docx) und gibt der Autorin auf Signal Bescheid, dass die Datei jetzt für sie zum Download bereit steht.

Zweiter Durchgang genauso mit hochzählenden Versionsnummern und Datum. In der Nextcloud sieht man auch immer das Upload-Datum, sodass selbst bei einem Benennungs-Unfall die Reihenfolge der Dateien klar sein dürfte.

Dasselbe gilt dann auch für die Korrektoratsläufe und Satzfahnen.

Weitere NextCloud-Funktionen

In der NextCloud kann man für die Herausgeberinnen, Lektorinnen etc. auch mit NextCloud Decks eine Art „Trello“-Board einrichten, wo man die Workflows mit allen ToDos abbilden kann. Außerdem gibt’s Fragebögen/Umfragen, gemeinsame Kalender etc., was das gemeinsame Arbeiten sehr komfortabel macht.

Arbeitsgruppen-Treffen

In mehr oder weniger regelmäßigen Abständen haben wir Arbeitsgruppen-Treffen veranstaltet. Diese liefen konsequent über BigBlueButton, wo wir bei litera.tools einen eigenen Server hosten. OpenTalk oder Jitsi wären ebenfalls gute Optionen, wenn man Zugriff auf einen entsprechenden Raum hat (z.B. wenn man nicht das kleinste Paket bei Mailbox.org verwendet, ist ein Videokonferenzraum auf Basis von Jitsi inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO mit dabei).

Vertragliches

Beim Hochladen auf die Vertriebsplattformen (sei es ein Selfpublishing-Anbieter wie Tredition oder KDP oder auch ein Distributor für Verlage wie Bookwire) unterschreibt man als Verlag, dass man die Verwendung von KI ausweist und versichtert, dass das Werk nicht durch einen KI-Chatbot generiert wurde. Um an dieser Stelle juristisch nicht ins Fettnäpfchen zu treten, haben wir diese Zusicherung an die Autor:innen durchgereicht.

Dazu haben wir eine Checkliste als Anhang „KI-Erklärung“ zur Vereinbarung mit den Autor:innen erstellt, in der sie ankreuzen können, was sie konkret zur Arbeit und zum Schreiben verwenden, mit welchen Software-Lösungen die Texte in Berührung kommen und welches Lizenzmodell dahinter steht (Kaufversion, Privatlizenz für Microsoft365 etc). So haben wir einen Überblick, an welcher Stelle wir ggf. mit dem Urheberrecht in Probleme laufen (Microsoft Privatlizenz = KI-Training, also mindestens Copilot ausschalten oder der Autorin/Lektorin/Herausgeberin besser gleich LibreOffice empfehlen). Den meisten war sofort klar, was sie anzukreuzen hatten und verstanden diesen Anhang als selbsterklärend. In sehr wenigen Fällen gab es Diskussionsbedarf.

Bei der Erstellung des Werks verwendete KI-Lösungen
Die Verfasserin [Name] erklärt hiermit rechtsverbindlich, folgende KI-Lösungen bzw. KI-gestützte Lösungen bei der Erstellung des Werks verwendet zu haben:

Betriebssysteme:
[ ] MS Windows [ab Version 10] Copilot deaktiviert? ja [ ] / nein [ ]

[ ] MacOS [ab Version 15] Siri Assistenz / Schreibtools deaktiviert? ja [ ] / nein [ ]

[ ] Linux (bitte Distribution und Version angeben)

KI-gestützte Schreibprogramme:
[ ] MS Word (bitte Version angeben)
[ ] Office 365 // Copilot deaktiviert? ja [ ] / nein [ ]
[ ] Papyrus (bitte Version angeben)
[ ] Apple Pages ab Version 14 // Siri Assistenz / “Schreibtools” deaktiviert? ja [ ] / nein [ ]

[ ] DeepL Translate
[ ] DeepL Write
[ ] Duden Korrektor Duden // Korrekturserver lokal installiert ja [ ] / nein [ ]
[ ] ProWritingAid
[ ] …

KI-freie Schreibprogramme:
[ ] LibreOffice
[ ] novelWriter
[ ] Scribus
[ ] Scrivener (bitte Version angeben)
[ ] …

Generative KI:
[ ] ChatGPT
[ ] Claude
[ ] DeepSeek
[ ] Mistral
[ ] Proton Lumo
[ ] Euria
[ ] …

Weitere generative Modelle:
[ ] Bing
[ ] Google Gemini
[ ] Google NotebookLM
[ ] …

KI-Suche:
[ ] Perplexity
[ ] ChatGPT (das ist KEINE Suchmaschine!)

[ ] Google KI-gestützte Suche (auch das ist als Recherche-Werkzeug nicht zu empfehlen!)
[ ] DuckDuckGo AI Search

Weitere KI-Lösungen:

[ ] Apple AI // Schreibtools
[ ] Whisper / OpenWhisper / SuperWhisper etc. ((lokale) Sprach-KI für Speech to Text)
[ ] …

Andere als in der Liste aufgeführte Lösungen: (bitte hinzufügen)

Tipp: E-Mail und eigene NextCloud

Wir brauchen E-Mails noch immer, und sei es, um uns bei Services anzumelden etc. Natürlich weiß Google, Microsoft, web.de oder wo auch immer ihr eure Mailadresse habt dann, wo ihr alles Accounts habt, von welchen Stellen ihr Rechnungen bekommt oder Terminbestätigungen von Ärzten/Psychologen/Versicherungen etc.

Großer Tipp: Verwendet gute und sinnvolle Mailanbieter wie Posteo.de, Mailbox.org oder Tuta. Alle drei sitzen in Deutschland, kosten ab € 1,- pro Monat, also € 12,- im Jahr und nutzen eure Inhalte nicht selbst weiter. Bei Mailbox.org hat man ab dem zweitgrößten Paket (€ 3,-/Monat) einen eigenen Videokonferenzserver inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO dabei. Das ist eine kleine Business-Ausgabe, die sich lohnt.

Eine eigene NextCloud ist ab ca. € 3,- bis € 5,- im Monat zu haben. Anbieter wie Greenwebspace.org (AT) oder Windcloud.de (DE) aber auch Manitu (DE), Uberspace (DE) oder allincl (DE) bieten eine gehostete NextCloud für schmales Geld an. Auch dies ist eine Business-Ausgabe, die sich auch für Indie-Autor:innen mehr als lohnt, da man in einer NextCloud automatisch immer auch einen Kalender, ein Adressbuch, CloudStorage und die Möglichkeit dabei hat, jederzeit Dateien einfach zu übertragen/freizugeben. Mit einem Plugin wie Collabora erweitert man die Funktion um ein vollumfängliches Cloud-Office, wo man im Browser auch gemeinsam an Texten arbeiten kann. Ein weiteres Plugin integriert einer Videokonferenz-Funktion. Ich nutze unsere NextCloud täglich, sie ist eins meiner zentralen Arbeits-Werkzeuge und ich möchte sie nicht mehr missen.